公益財団法人の予算管理を革新！mixsolで実現した予算の見える化とペーパーレス化

ワークフローシステムと会計データを連携させ、適切な予算管理を実現

-貴協会では、中期経営計画にて「DX推進」を掲げていると伺いました。その観点で感じられたメリットもありますか?

小塚様：ワークフローシステムの導入によって、申請書類のペーパーレス化が実現しました。これにより、さまざまな効果を感じています。

久田様：一番のメリットとして挙げられるのは、紙の書類の紛失リスクがなくなったことです。これまでは各事業所から本部に書類を持ち運ぶ必要があり、年間で1万枚もの伝票をやり取りしていました。そうした状況では、どうしても紛失のリスクがありました。現在は、申請書はすべてデータで管理でき、申請を取り消したり書類を処分した場合も履歴を残せるため、ガバナンスの観点でも安心感があります。もう一つのメリットは、書類の保管スペースが削減できたことです。図面など一定の期間保管しておかなければならない書類も多い中で、申請関係の書類がデジタル化できたため保管量が大幅に減り、管理の手間も軽減されたことをありがたく感じています。

樋口様：経理担当としては、電子取引データの保存が適切に行える点も助かっています。紙で受け取った書類もすべてスキャンしてデータ保管しているので、すべての書類が検索すればすぐに取り出せる状態になりました。

 

-最後に、今後の展望をお聞かせください。

樋口様：今回のシステム化では、予算の残額がリアルタイムに確認でき、収支の管理がしっかりとできるようになることを第一に優先しました。そのため、1日ごとの売上管理など、初期段階であえて実装しなかった機能もあります。今後は、システムに必要な機能を順次追加していき、業務をよりスムーズに行えるようにしたいと考えています。

久田様：システムの仕様決定にあたっては必要不可欠な機能を網羅しましたが、やはり実際に使ってみて「この機能も必要だ」とわかる場面も出てきます。COEL社の皆様には、いつも細やかに相談に乗っていただき、一緒に改修の計画も立てられるので心強く感じています。

小塚様：システム導入は、当協会にとってデジタル化・DX推進の大きな第一歩となりました。今後とも、様々な場面でDX化を推進し、経営改善や職員の多様な働き方の実現に向けて取り組んでいきたいと考えています。

-神戸市の公益法人において、先進的かつモデルケースとなるシステム構築を実現しました。今後も一層のDX推進をご支援いたします。貴重なお話をありがとうございました。