阪神高速サービス株式会社
システム連携による経理業務のペーパーレス化で作業工数と事務用品コストを大幅削減
阪神高速サービス株式会社
従業員数:約 200 名(2024 年 3 月現在)
所在地:大阪
業種:駐車場等の経営管理、運営等
導入前の課題
- 手作業の重複入力や紙の契約書、請求書が多く改善したかった
- 紙の承認作業が多く、処理状況が見えずに困っていた
- 老朽化したスクラッチシステムがあり、法改正対応に悩んでいた
導入後の効果
- ペーパレス化が進み、紙や保管場所のコスト削減を実現
- 入力レスや処理状況の簡単把握で業務スピードUP
- 電子帳簿保存法、インボイス対応の法改正対応が完了
- 導入サービス
- 契約書管理・電子契約ソリューション
請求書発行ソリューション
その他
複数システムへの二重入力とアナログ作業の手間を解消したかった
-サービスを導入する前にどのような課題を抱えていましたか？
山本様：社内で利用しているワークフローシステムと経理システム間の連携 がなく、業務効率の面で支障が生じていました。以前の経理処理では、 ワークフローで稟議申請・承認後、各部署の社員が請求書等に記載された 内容を経理システムに入力し、紙に印刷して経理課へ書類を提出していま した。その後、経理課の社員が手作業でCSVデータを出力して会計システムへ連携するという流れです。データが自動 連携されないため複数のシステムへの二重入力の手間が大きな悩みでした。
西山様：また 、コロナ禍をきっかけに、テレワーク環境の整備も必要となりました。出社制限が発生していた時期も、押印や書類管理など紙ベースの業務が多いため、数日に1回の出社時には書類が溜まっていたり、他の申請書の状況も把握できなかったり、月次決算も大変でした。そのような課題もあり、当時会社としてDX推進の方針も打ち出され、経理業務を デジタル化できるサービスを探すことになりました。
-mixsol導入の決め手を教えてください。
山本様：経理業務において実現したかったことは大きく2つあります。1つは、稟議申請から契約、請求書の受け取りから支払い、請求書の発行から入金、そして仕訳登録までの一連の業務の流れが一気通貫で繋がるようになること。もう1つは、申請・承認業務や契約、請求書発行業務についてもデジタル化を実現することです。これらをすべて実現できるのが、kintoneと奉行クラウドを組み合わせたmixsolの課題解決サービスでした。月次決算業務の効率化や法改正対応ができる点も魅力的でした。
システム連携で、申請から仕訳まで一気通貫の業務管理を実現
-mixsol導入によって、どのような効果やメリットを感じていますか?
山本様：ワークフローシステムとkintoneと奉行クラウドを連携させたことで、稟議申請、経費精算と経理業務がすべて自動で繋がるようになり、ペーパーレスも実現しました。これにより、複数システムへの入力作業や書類のファイリング作業の工数を大幅に削減できました。データが自動連携されるため、紙の書類と内容を突合する手間もなくなり、振り込みデータの作成も非常にスムーズになったので助かっています。
谷様：また、これまで使用していた独自の経理システムは、立ち上げや画面の読み込みが遅かったのですが、kintoneに置き換えてからは操作性も改善されたと感じています。さらに、kintoneと電子契約サービス、電子帳簿保存法サービス、請求書発行サービスとも連携したことで、契約業務や請求書発行業務においてもデジタル化や自動化が実現しました。
鯉江様：業務効率化が図れただけでなく、ペーパーレス化に伴って事務用品のコストや保管場所の削減ができたことも大きなメリットです。これまでは、紙の書類をファイリングするためにコピー用紙、ホチキスや糊、保存ファイルを大量に使用していました。しかしmixsol導入後は、こうした事務用品の消費量が半減しました。例えば、コピー用紙の利用枚数は年間で約25%ほどのコスト削減につながっています。
-社員には、どのように活用を浸透させていきましたか?
山本様：紙の書類で行っていた申請業務をシステム化するにあたり、まずは運用プロセスやルールを一斉に見直し、整備していきました。
谷様：変更後の利用方法を社員へ周知するのには、やはり一定の苦労がありました。経理課の社員で全社向けのマニュアルを作成し、COELのサポートも得ながら説明会も実施しました。
鯉江様：準備は大変でしたが、私たち自身もシステムの細かな機能や操作について理解が深まったため、良い経験になったと感じています。導入当初は社員からの問い合わせ対応に追われる日々でしたが、現在は理解も進み、 システム活用が浸透してきました。経理課としても、業務のデジタル化による大幅な業務効率化に大変満足しています。
導入後の運用も安心の手厚いサポートで、さらなる活用を目指す
-経理業務における今後の展望をお聞かせください。
山本様：今後は、kintoneや奉行クラウドのさらなる活用を進めていきたいと考えていま す。当社では、長らくアナログ作業が中心だったこともあり独特な業務フローも多く、経 理業務のペーパーレス化には大きな障壁がありました。どのようにシステム連携を実現すればよいか、COELの方々には何度も相談にのっていただき、とても心強かったです。 また、システム導入後の運用面で不明点が発生した際も、SEやサポートセンターに問い 合わせることですぐに解消できました。COELの皆さんは、私たちにとって頼れるパートナーです。これからもさまざまな面でアドバイスをいただきながら、さらなる業務改善に取り組んでいきたいと思います。
